Prawidłowo urządzona sala konferencyjna jest funkcjonalna, pięknie wygląda, zapewnia prelegentom i słuchaczom odpowiedni poziom wygody, a przy tym powinna być relatywnie tania w utrzymaniu. I to wszystko rzutuje na kwestie związane z wyborem idealnego wyposażenia.
Stół i krzesła konferencyjne
Centralnym elementem wyposażenia jest stół lub przynajmniej biurko dla prelegenta w zależności od tego, jak duże audytorium jest przewidziane na danej sali, a także krzesła. Te ostatnie powinny być oczkiem w głowie, ponieważ jest to podstawowy element wyposażenia jeśli chodzi o ocenę komfortu na sali. W prestiżowych salach konferencyjnych ustawia się na przykład markowe krzesła Nowy Styl wyposażone w system podnośnika i regulowane podłokietniki, natomiast w salach dla większego audytorium, bez stołu, są to nieco bardziej klasyczne, prostsze, ale nadal komfortowe krzesła konferencyjne. W każdym przypadku warto zadbać o to, żeby wybrane krzesła miały tapicerkę łatwą do utrzymania w czystości i wystarczająco trwałą, żeby po latach eksploatacji nie było po niej widać śladów nadmiernego zużycia.
Sprzęt audio i ekrany
Choć nadal niektóre konferencje bazują w całości na materiałach papierowych, to jednak dziś nagłośnienie i dostępność odpowiedniego ekranu albo rzutnika będą normą. Jest to ważne przede wszystkim w większych salach, ale i w tych o mniejszym metrażu czasem stosuje się profesjonalne nagłośnienie, żeby na przykład uniknąć nieprzyjemnego pogłosu.
Sam ekran można – w przypadku niewielkiej sali – zastąpić choćby tabletami ze współdzielonym obrazem, ale z wielu powodów jest to rozwiązanie stosowane raczej rzadko i rzutnik lub dobrej klasy duży ekran będą rozwiązaniem podstawowym.
Oświetlenie
Prawidłowe oświetlenie jest niezwykle istotne z punktu widzenia komfortu pracy. Warto o tym pamiętać, ponieważ wiąże się też ono z oboma wcześniej wspomnianymi punktami: silne, zimne światło uwypukli zużycie tapicerki, co od razu obniży prestiż, a także może spowodować, że materiały prezentowane na ekranie będą słabiej widoczne.
Do tego dochodzi jeszcze potencjalne zmęczenie oczu, odbłyski na ekranach czy po prostu punkty świetlne skierowane prosto w oczy uczestników spotkania. W każdym z tych przypadków będzie to bardzo problematyczne, a wygaszenie świateł nie zawsze jest rozwiązaniem.
Gdyby przyjrzeć się wszystkim konferencjom we wszystkich salach, to tym, co je łączy, nie będą jednak ekrany, światła czy serwis kawowy, ale wspomniane na samym początku krzesła. To od ich wyboru warto zacząć wyposażanie sal konferencyjnych. I choć nie można ich oczywiście traktować w oderwaniu od pozostałego sprzętu, to jednak komfort miejsc siedzących będzie podstawowym czynnikiem determinującym, jak bardzo zmęczeni wyjdą z sali uczestnicy konferencji.